工作安排如下：

一、确定活动时间

提供准确的活动时间，这个时间一定要精确到时一般媒体记者都会提前30分钟左右到活动现场，时间完全充足。

二、确定活动地址

提供详细的活动地址，地点要精确到某某酒店或者某某展位，比如进博会那个区哪个展馆这样媒体记者可以直接到会场干活，而不是到某个地方后再打电话给对接人，有时候对接人一忙，或者电话调的静音联系不上，媒体记者只有苦等，这样就有可能会迟到，首先这样对媒体记者不尊重，其次还有可能会影响活动效果。

三、提供新闻通稿

由于是商业活动，记者不负责撰稿，如果邀请网络媒体或者报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体（如，新浪网）通稿字数一般1000字左右，可以配1-3张图片，平面媒体（如，新民晚报）一般200-300字左右。

如果邀请视频媒体（如，腾讯视频）或者电视台（如，上海电视台），需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。

四、提供媒体邀请函

媒体邀请函可以是图片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀请的话，媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用，但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者，如果以上三点都提供了，那么媒体邀请函可有可无。

因为媒体公关公司是吃专业饭的，完全有这个关系和能力帮你邀请到相关记者，但前提是你的活动必须正规合法。

五、拟邀请媒体

说出你想邀请的媒体类型（电视台，报纸杂志，视频媒体，网络媒体，网红直播，KOL），想邀请的媒体数量，让公关公司帮你确定。如果你不熟悉有哪些媒体，不知道邀请多少合适，你可以给一个大概的预算和活动的规模人数，公关人士会根据经验和实际情况做最合适的匹配以保证活动效果。

六、确定合作媒体

以上信息提供给公关公司以后，一般当天就能确定好哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报道，这个时候就要甲方根据实际情况走合同打款确定媒体记者了，一般提前一周比较合适，因为媒体记者每天的工作都是提前安排好的，如果临时确定，很有可能记者已经被别的企业定了而不能答应你的活动。

七、活动流程对接

这个流程一定要提前让记者知道，最好记者到场之后给一份流程表给记者，因为媒体记者不会全程待在活动现场，如果是有需要采访环节的更要注意，采访时间不要安排在活动最后，因为记者采集到所需素材之后便会离开，以免找不到记者采访。

另外，采访还需要甲方提前提供采访稿，以避免记者提的问题受访人答不上的尴尬处境。

八、媒体到场接待

一般如果不是极小规模的活动现场，媒体管家都会安排专业的媒体负责人倒带现场，负责统筹所有邀约到场媒体的联络、对接、签到、现场组织、协调群访/专访，甲方最好是专门派一个负责接待的人相互存下电话号码以便及时沟通。双方碰面后，如有其他交代可以当场协商。

活动现场应为媒体记者安排座位和饮用水，媒体记者准备离开的时候最好能有一份伴手礼以增加好感，有利于后期的宣传和合作。

九、活动宣传报道

活动结束以后，媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道（电视台播放，报纸杂志刊登，视频上传，网媒发稿），但也可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或者标题和实际活动不符合，会进行适当的修改和调整并不会提前告知。

另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里，需提前告知公关公司和记者协商。

十、合作反馈汇报

活动宣传报道之后，媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间，让甲方注意收看，有部分电视台有网络播放链接可提供，视频媒体提供链接，网络媒体提供新链接和收录截图。

报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供，并且会寄至少一份样报/杂志给甲方，网红主播提供回放链接，KOL提供宣传链接。

这其实是个日常性的工作，对专业的广告公司而言，不管是否有业务存在，收集电视剧和各个栏目的资料都是必要的准备。应随时与媒体保持密切联系，了解节目安排，注意节目变化。在节目本身而言，新闻、综艺主打栏目的收视率和受众构成都比较稳定，只需要适当关注，如注意是否改版、时间变动、特别节目等。而对于电视剧、体育赛事等不稳定节目，应作为收集重点，特别关注。对于电视剧而言，需要收集的信息有：

1、电视剧名称、产地、类型。

2、播放日期。

3、每天播出时间、集数。

4、演员阵容。

5、电视剧内容：详尽介绍及每集剧情。

6、目标市场播出情况：首播还是重播，第几次重播。

本来规范操作的话，收集这些资料不成问题。但在某些地区电视台之间竞争激烈，为保密起见，对电视剧的情况不轻易外泄，这就给媒体人员造成了很大困扰。因为排期是一个预先性的工作，需要一个提前量。如果不能预先知道电视剧情况，就无法排期。这就需要媒体人员跟电视台搞好关系，尽量能够拿到资料，这对其他方面的工作也能够提供方便。另外也应注意职业道德，拿到的资料不要泄露给不相干的人，使电视台对你保持信任，利于以后工作。

体育赛事的观众群相对固定，只需要注意播出时间即可。另外重大赛事的广告一般预定较早，如有投放打算应提前做好预算。不同的产品有不同的消费人群，不同的消费人群又收看不同的电视节目，想让广告达到最好的效果，就必须首先判断这个产品的消费者构成是怎样的，然后选择最能涵盖这部分消费者的电视栏目。

不同的投播日期电视观众的收视习惯也有差别，比如夏天收看晚七点新闻的人就相对减少，而晚上22：00的晚间新闻收视率会相对上升（中央一套），这也是排期需要考虑的因素。

不同的品牌有不同的个性，适合在不同的栏目播出，排期的时候也需要注意，不要在不适合树立品牌形象的栏目中投放，不要只考虑收视率的高低，比如在夕阳红栏目投放时尚运动鞋的广告就不合适。

另外需要考虑的就是预算了，人说广告人是带着镣铐跳舞是一点不假，不管你的排期做的多么完美，客户拿不出钱投放也是白搭。在对需要投放的栏目属性进行初步的判断之后，接下来的工作就是准备适合目标市场的所有媒体、所有频道的所有广告时段明细，包括：1、频道名称

2、广告时段

3、前后节目

4、广告段长

5、串带规则

6、原始收视率：指这一时段原有的有据可查的收视率

7、广告净价：打折后的价格

8、收视成本：一般以千人成本衡量，千人成本系指这一广告到达一千人需要花费的成本。

9、备注

这里其它都相对固定，只有原始收视率需定期更新，一般取近期三个月的平均。这样，所有的数据列出以后，各个节目的收视表现、收视成本一目了然。另外需要注意针对平日和周末收视习惯不同加选具体的天。对于新闻、综艺主打栏目及其他相对固定的栏目而言，收视率也较为稳定，只要用以前的收视率做参考就可以。比较难以预估的是电视剧和体育赛事，预估电视剧需要有一个包含各种类型剧及其分析的强大数据库，是媒体人员有据可依。对一部新剧主要从以下几方面考量，进行预估：

1、以前同类剧收视情况。

2、本剧在其他地区播出情况。

3、首播还是重播，第几次重播。

4、主演演员人气。

5、本地区同时段其他频道情况。

在无法得到电视剧情报的前提下，如果还需在此段位投放，就应该采取比较灵活的方针，便于随时根据电视剧的收视情况调整。

综合以上方面，预估出下一广告周期的收视率，然后将预估收视率放入收视成本表，根据预估收视率再次计算收视成本，并以这一次的结果为标准选择广告段位。有了收视成本表，又有了各栏目、时段的收视率，剩下的事情就是选择合适的广告段位了。怎么才是合适呢？一个最基本的原则当然是收视率高、收视成本低了，谁不想少花钱多办事呢？在这一大原则下还应注意几方面的问题：

1、选择栏目考虑收视率是稳定的，因为一次投放往往就是几个月甚至一年，收视率不稳一是无法预估效果，更重要的是广告费的浪费。

2、注意栏目与产品的亲合度，如前面所说，产品特性与栏目一定要有一定程度的契合，起码不要冲突.

3、注意广告干扰问题，现在有种说法叫黄金时间不黄金，原因之一就是在黄金时间塞进了太多的广告，你做我做大家都做，可是人

脑在一定时间内能接受的信息是有限的，这种广告泛滥的情况造成的后果就是哪个都记不住，对单一的广告而言就是其他广告的干扰太大，造成广告失去应有的效应。 1、广告段位过长考虑加收指定位置。对一般人而言，对节目的关注程度肯定远大于广告，所以有人戏言广告时间是上厕所时间，尤其在有了遥控器和有线电视之后，人们选择节目变得既容易、可选性又大。这时广告时段如果过长，肯定容易被过滤掉。这时应考虑指定最接近节目收视率的位置。如节目前的倒几位，节目中和节目后的正几位。

2、随时与媒体保持联系，预留位置。根据自己的客户情况和对媒体的经验，判断极有可能要用的段位一定提前招呼，免得到时计划虽好，无地可施。监播决不仅仅是找出错漏播，要求补播以对客户负责那么简单。它是一个资料积累和排期检测的过程，我们可以看排期是否达到了预期效果，没达到的原因何在，更好的组合是怎样的，适时根据回馈的结果进行调整，只有这样不断检讨才能不断提高排期水平，令客户信服。

接待媒体是传媒行业中一项重要任务，以下是在接待媒体时需要注意的几点：

1.提前准备：在媒体到访之前，做好充分的准备工作，包括了解媒体的背景和关注点、准备相关资料和采访要点等。

2.专业礼仪：保持专业且友好的态度，提供真实、准确的信息，并根据媒体需求协助安排采访或提供其他支持。

3.沟通与协调：确保与媒体沟通顺畅，及时回复电话、电子邮件或其他沟通方式。协调好不同媒体之间的采访时间和地点，避免冲突。

4.安排合理的时间表：根据媒体的需求和行程，合理安排时间表，包括采访时间、现场拍摄时间、参观时间等。

5.提供必要的设施和资源：提供媒体所需的设施和资源，如采访室、电源、Wi-Fi网络、采访对象等。确保设施和设备的正常运作。

6.尊重和保护隐私：尊重媒体从业人员的工作方式和采访规则。同时，对于需要保护隐私的信息或场景，提前与媒体协商，并妥善处理。

7.提供支持和解答问题：确保在媒体需要时提供支持和帮助，回答他们的问题并提供相关资料和资源。

8.注意形象和语言：在与媒体接触时，要注意仪态端庄、言行得体，避免冲突和争议，保持专业和友好的沟通。

9.增加曝光度：在合适的情况下，积极提供相关背景信息、数据、成功案例等，以增加曝光度和传播力度。

10.后续跟进：媒体采访完成后，及时跟进，提供必要的后续支持和信息补充，并感谢媒体的关注和报道。

总之，接待媒体需要高度重视，注重细节和沟通，以确保与媒体的良好合作关系，并推动积极有效的传播。

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